Niet-verschoonbare termijnoverschrijding

De Tuchtcommissie suggereert in de laatste overweging van haar uitspraak (M-2023-9) dat de klacht van klaagster gegrond zou zijn geweest, ware het niet dat zij klaagster vanwege overschrijding van de termijn voor indiening van de klacht niet-ontvankelijk in haar klacht verklaarde. In andere zaken waarin de mediator een niet-ontvankelijkheidsverweer voerde, omdat de klacht te laat bij de Tuchtcommissie was ingediend, was het niet altijd duidelijk op basis van welke feiten de Tuchtcommissie zo’n verweer afwees.[1] Ook recent nog wees de Tuchtcommissie in twee zaken het niet-ontvankelijkheidsverweer van de mediator af, hoewel de klachtenprocedure bij de MfN niet  wezenlijk was doorlopen.[2] In deze zaak had de mediator dus wel succes met haar niet-ontvankelijkheidsverweer.  

Voor indiening van een klacht bij de MfN geldt op grond van artikel 3 van de Klachtenregeling MfN-register een termijn van twaalf maanden na beëindiging van de mediation. Mocht de klachtprocedure bij de MfN de lucht niet hebben geklaard, geldt voor indiening van een daaropvolgende klacht bij de Tuchtcommissie een termijn van achttien maanden na beëindiging van de mediation. In beide gevallen kan de voorzitter van de Tuchtcommissie op grond van de artikelen 5, lid 2 respectievelijk 5, lid 3 van het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators (Reglement STM) de klacht in zo’n geval van termijnoverschrijding niet-ontvankelijk te verklaren. Hier heeft hij vanwege het woord ‘kan’ een discretionaire bevoegdheid. Hij hoeft dat dus niet te doen. Zoals ik eerder heb betoogd, is het vanwege de rechtszekerheid van belang dat met deze discretionaire bevoegdheid terughoudend wordt omgegaan. En dat, wanneer een verweer in dier voege wordt afgewezen, dat gemotiveerd gebeurt. Er moet dan sprake zijn van bijzondere omstandigheden, waardoor zogezegd van ‘verschoonbare termijnoverschrijding’ kan worden gesproken. Niets is in steen gebeiteld, ook termijnen zijn dat niet. Zogeheten hardheidsclausules die afwijking van regelgeving mogelijk maken, zijn een groot goed in onze democratische rechtsstaat. 

In deze zaak hebben partijen in eerste instantie middels mediation hun huwelijksgemeenschap beëindigd. Daartoe hadden zij onder leiding van de mediator een echtscheidingsconvenant gesloten. Kennelijk naar tevredenheid van beide gewezen echtelieden, want na enige tijd benaderden zij de mediator weer: er waren problemen met de omgangsregeling met de kinderen. De mediator startte een nieuwe mediation op. Die tweede mediation verliep kennelijk minder voorspoedig; klaagster beëindigde die vroegtijdig. Daaropvolgend voerden partijen een gerechtelijke procedure. Op bevel van de rechter hebben partijen vervolgens een geslaagd UHA-traject gevolgd.[3] Kort na voltooiing daarvan diende klaagster haar klacht bij de Tuchtcommissie in. Dat was echter zestien dagen na verloop van de termijn van achttien maanden na beëindiging van de tweede mediation. Te laat dus.

De eerste overweging van de Tuchtcommissie die meer duidelijkheid verschaft over de rol van de voorzitter van de Tuchtcommissie is daarom verhelderend, omdat daarover in (artikel 5, lid 3 van) het Reglement STM niets is geregeld.[4] Indien een klacht te laat wordt ingediend, kan de voorzitter van de Tuchtcommissie de klacht ofwel zelf niet-ontvankelijk verklaren, dus buiten behandeling laten, ofwel toch in behandeling nemen en de beslissing daarover aan de (voltallige) Tuchtcommissie overlaten, zo weten we nu.[5] Dit laatste geschiedde in deze zaak.

Een tweede punt dat meer duidelijkheid verschaft, is dat de Tuchtcommissie uitdrukkelijk overwoog dat de duur van de termijnoverschrijding niet relevant is, maar dat inderdaad sprake moet zijn van bijzondere omstandigheden die tijdige indiening van de klacht niet mogelijk maakten, waardoor de termijnoverschrijding als verschoonbaar moet worden aangemerkt.[6] Dit helpt de rechtszekerheid. Waar het woord ‘kan’ in de artikelen 5, lid 2 en 5, lid 3 van het Reglement STM de voorzitter vooral ruimte geeft om in een vroeg stadium te beslissen tot niet-ontvankelijkheid, zal hij dat kennelijk niet zo snel doen.  Maar de Tuchtcommissie zal datzelfde niet-ontvankelijkheidsverweer slechts afwijzen als er sprake is van bijzondere omstandigheden. En daar zal niet zo snel sprake van zijn, mag ik aannemen. In ieder geval niet in de onderhavige zaak.

De klachten hadden betrekking op het handelen van de mediator tijdens de twee mediations en klaagster had die ook al geuit in haar e-mail waarin zij aangaf de (tweede) mediation te beëindigen. Slechts twee dagen nadat de advocaat van de ex-partner had bevestigd dat, ik veronderstel op basis van het UHA-rapport, overeenstemming was bereikt, diende klaagster haar klacht in bij de Tuchtcommissie. Nota bene met de mededeling dat zij zich realiseerde dat zij daarmee te laat was. Waarom dan toch zo lang gewacht met het indienen van haar klacht tegen de mediator?

Tot slot het volgende. In dit verband is het nog wel interessant te observeren dat de klachtprocedure bij de MfN de termijn van indiening van de klacht bij de Tuchtcommissie kan frustreren, ofwel dat daartoe onvoldoende tijd kan zijn na beëindiging van die klachtprocedure. In deze zaak was de klachtprocedure bij de MfN vanwege ziekte van de mediator pas beëindigd circa twee maanden voordat de termijn van achttien maanden voor de procedure bij de Tuchtcommissie verliep. Zou die periode van twee maanden heel veel korter zijn, dan is voorstelbaar dat de Tuchtcommissie een verzoek tot verlenging van de termijn honoreert. Degenen die klagers in voorkomende gevallen bijstaan, zou ik dan wel adviseren daarover ruim vóór het verloop van die termijn de  Tuchtcommissie te verzoeken om uitstel van indiening van de klacht na verloop van de termijn van achttien maanden (voor het geval die niet in het kader van de klachtbehandeling bij de MfN wordt opgelost).[7]

[1] Zie M-2019-21, MfN Tuchtrecht Updates nr. 2, M-2020-4, MfN Tuchtrecht Updates 2020, nr. 2, M-2021-1, MfN Tuchtrecht Updates 2021, nr. 3 en M-2021-18, MfN Tuchtrecht Updates 2022, nr. 4.

[2] M-2023-6 en M-2023-5, MfN Tuchtrecht Updates 2024, nr. 1.

[3] Het Uniforme Hulp Aanbod.

[4] Zie r.o. 4.3 van de uitspraak van de Tuchtcommissie.

[5] Op grond van artikel 5, lid 4 van het Reglement STM moet de voorzitter van de Tuchtcommissie daarvan onverwijld met redenen omkleed mededeling doen aan klager en aan degene tegen wie de klacht is gericht.

[6] Zie r.o. 4.4 van de uitspraak van de Tuchtcommissie.

[7] Ook zou de klacht binnen de termijn van achttien worden ingediend, met het verzoek de gronden daarvoor aan te voeren na afronding van de klachtbehandeling bij de MfN.