Geen uitnodiging ontvangen voor slotbijeenkomst

Evenals in de zaak M-2023-3[1] speelde ook in een zaak over de ouderlijke zorg en opvoeding van een dertienjarige jongen het probleem dat de mediator na beëindiging van de mediation, geen slotbijeenkomst had georganiseerd.

In de mediationovereenkomst was bepaald dat “De mediation eindigt met een gezamenlijke slotbijeenkomst; partijen verklaren zich hiertoe bereid. Hiervan kan alleen in onderling overleg worden afgeweken.” Dit is een bepaling die tot verwarring kan leiden. Immers, een mediation eindigt omdat (één van de) partijen of de mediator tijdens een mediationbijeenkomst uitspreken geen heil meer in voortzetting van de mediation te zien of door een schriftelijk bericht van die strekking. Ter afsluiting zou vervolgens een slotbijeenkomst kunnen worden georganiseerd, bijvoorbeeld om gezamenlijk te reflecteren op het verloop van de mediation en elkaar nog eens diep in de ogen te kijken of beëindiging van de mediation werkelijk gewenst is of dat er misschien toch nog een muizengaatje is om verder te praten. Of om afspraken te maken over de manier waarop het conflict dan wel zou kunnen worden opgelost en/of over het gebruik daarbij van informatie die in principe valt onder de overeengekomen geheimhoudingsverplichtingen van partijen[2]. Daarom nemen sommige mediators in de door hen gehanteerde mediationovereenkomst op dat een slotbijeenkomst kan of zal worden gehouden na beëindiging van de mediation (onderlijning AS). Maar vanwege het vrijwillige karakter van mediation als zodanig, kan het houden van een slotbijeenkomst alleen op basis van vrijwilligheid plaatsvinden. Wat zou een slotbijeenkomst trouwens kunnen opleveren als één van de partijen daaraan contre coeur zou moeten deelnemen? Maar je weet maar nooit: ondanks eerdere beëindiging van de mediation, kan het misschien toch weer of: alsnog gaan vloeien tussen partijen. De wonderen zijn de wereld nog niet uit. Zelf neem ik in het door mij gehanteerde model mediationovereenkomst geen bepaling over een slotbijeenkomst op. Juist omdat ik denk dat zo’n bepaling vanwege de vrijblijvendheid daarvan eerder aanleiding geeft tot verwarring dan dat die iets toevoegt. Mocht ik denken dat het zinvol zou kunnen zijn om na beëindiging van de mediation een slotbijeenkomst te organiseren, kan ik dat partijen dan altijd op de op dat moment geëigende wijze alsnog suggereren.

In deze zaak had de wederpartij van klaagster de mediation beëindigd. In zijn daarop volgende e-mail had de mediator partijen laten weten dat het maken van een vervolgafspraak en het vastleggen van (wel, toevoeging AS) gemaakte afspraken zeker mogelijk zou zijn. Ook had de wederpartij van klaagster alle e-mails van klaagster ontvangen waarin zij verzocht om een slotbijeenkomst en het vastleggen van (wel, toevoeging AS) gemaakte afspraken. Daarop heeft de wederpartij van klaagster niet gereageerd. Daaruit had de mediator afgeleid dat die wederpartij geen behoefte had aan een slotbijeenkomst om eventueel   gemaakte afspraken vast te leggen en dat het doel van klaagster om dat wel te doen in feite een voortzetting van de mediation zou hebben betekend. De Tuchtcommissie volgde de mediator in dit verweer.  

Tijdens de mondelinge behandeling heeft de mediator trouwens erkend dat het gebruik van het rechtbankmodel van de mediationovereenkomst, waarin het houden van een slotbijeenkomst is opgenomen, verwarrend was. Inmiddels heeft hij deze mogelijkheid uit zijn eigen model mediationovereenkomst geschrapt, zo liet hij de Tuchtcommissie toen weten.

De Tuchtcommissie verklaarde de klacht ongegrond.

[1] Zie voor mijn commentaar op die zaak ook deze Tuchtrecht Updates 2023, nr. 5.

[2] De Tuchtcommissie merkt in dit verband op dat een slotbijeenkomst als doel heeft de in geval van verwijzing door een rechtbank gevraagde monitoringformulieren met elkaar in te vullen. Daarmee suggereerde zij dat dat de reden is dat de bepaling over de slotbijeenkomst in het door de rechtbank gehanteerde, en door de mediator in deze zaak gehanteerde, model mediationovereeenkomst is opgenomen. Ja, ik heb zo’n model ook wel eens zien langskomen, maar mij daaraan niet veel gelegen laten liggen. Dit lijkt mij namelijk enigszins vergezocht. Die formulieren kunnen ook simpelweg na beëindiging van de mediation aan partijen worden toegestuurd met het verzoek die ingevuld aan het mediationbureau van de rechtbank te retourneren.