Klager oneens met de hoogte van de declaratie van de mediator

Klager was geschrokken van de hoogte van de declaratie van de mediator en beklaagde zich hierover bij de Tuchtcommissie (M-2022-2). Klager verkeerde in de veronderstelling dat de mediator alleen bestede tijd voor besprekingen bij hem en zijn ex-partner in rekening zou brengen. Dus bijvoorbeeld geen tijd voor het opstellen van een ouderschapsplan, e-mails en telefoongesprekken.

De mediationovereenkomst bepaalde dat het honorarium van de mediator een bedrag per uur bedroeg en dat de mediator tevoren met partijen zou afstemmen als andere kosten zouden moeten worden gemaakt. In een volgend  artikel(lid) bepaalde de mediationovereenkomst dat de mediator de door haar bestede tijd zou verantwoorden “gespecificeerd per uur, activiteit en datum...”. In een voetnoot bij dat artikel staat: “Zie voor nadere informatie omtrent de kosten de declaratieregeling voor mediators www.rvr.org.” Mede op basis van die verwijzing was klager ervan uitgegaan dat alleen gesprekskosten in rekening zouden worden gebracht (en voor andere werkzaamheden separate afspraken moesten worden gemaakt).

Klager probeerde zijn standpunt nog met een tweede argument kracht bij te zetten: hij had eerder een mediation gevoerd en toen werden ook slechts kosten in rekening gebracht voor de gespreksuren. Dat zou daarom nu ook zo moeten zijn. Toen hij de declaratie van de mediator ontving had hij de website van de Raad voor Rechtsbijstand geraadpleegd. Naar zijn zeggen werd die  aanvankelijke veronderstelling door de tekst op de website van de Raad voor Rechtsbijstand bevestigd.

Volgens de mediator was wat op de website van de Raad voor Rechtsbijstand stond, in deze zaak niet van toepassing omdat dat alleen zou gelden als er sprake was van een toevoeging, wat in dit geval niet aan de orde was. De voetnoot was abusievelijk in het desbetreffende artikel opgenomen, maar hoorde eigenlijk bij een ander artikel (namelijk dat waarin gesproken werd over de mogelijkheid om eventueel in aanmerking te komen voor een toevoeging op basis van de Wet op de rechtsbijstand).

Verder stelde de mediator zich op het standpunt dat zij duidelijk met partijen had gecommuniceerd dat zij een uurtarief in rekening zou brengen en dat zij geen andere werkzaamheden had gedeclareerd dan die direct betrekking hadden op het tot stand komen van het ouderschapsplan.

De Tuchtcommissie oordeelde terecht dat in het dragende artikel(lid) in de mediationovereenkomst over het honorarium slechts was vermeld dat een bedrag per uur in rekening zou worden gebracht en dat daarbij geen onderscheid zou worden gemaakt tussen gespreksuren en uren die zouden worden besteed aan andere werkzaamheden zoals het opstellen van het ouderschapsplan, het voeren van telefoongesprekken daarover en het e-mailen. “Op grond van dit artikel mocht klager er dan ook niet vanuit gaan dat alleen de gespreksuren in rekening zouden worden gebracht, ook al was dat bij een eerdere mediation (met een andere mediator) mogelijk wel het geval”, aldus de Tuchtcommissie.

Verder overwoog de Tuchtcommissie dat de verwijzing naar de website van de Raad voor Rechtsbijstand dat niet anders maakte omdat een verplichting om specifiek met partijen af te stemmen dat de kosten buiten de gespreksuren ook in rekening worden gebracht, daarin niet te lezen is. Bovendien heeft die tekst betrekking op het procederen en het voeren van mediations met een toevoeging, waarvan hier geen sprake was.

Voor de liefhebbers nog het volgende. Als we nu toch aan het ‘Haviltexen’[1] zijn, wil ik nog wel toevoegen dat het “verrichten van werkzaamheden” (die in rekening worden gebracht) nog wel wat anders is dan het “maken van kosten”. Met dit laatste zijn zogeheten “out of pocket expenses” bedoeld: kosten voor reistijd, overnachtingskosten, catering vergaderruimte e.d. [2]

Tot slot had de Tuchtcommissie nog een suggestie voor de rechtspraak in petto. In het door het MfN-register gehanteerde model mediationovereenkomst is in het artikel over honoraria en kosten de mogelijkheid opgenomen om te beschrijven voor welke activiteiten het uurtarief wordt gerekend. Die mogelijkheid biedt het door de rechtbank in deze zaak gehanteerde model niet. Volgens de Tuchtcommissie zou het aanbeveling verdienen deze mogelijkheid ook op te nemen in het model van de rechtspraak “ter voorkoming van mogelijke misverstanden op dit punt”. Ik vraag mij af of dit wel een goed idee is en eerder aanleiding zou kunnen geven tot gedoe dan dat het iets oplost. Want wat als de mediator een activiteit verricht die niet in de mediationovereenkomst als declarabel wordt genoemd? Dat is maar zo gebeurd en bovendien: het is vervelend daar iedere keer apart toestemming voor te moeten vragen. Natuurlijk is het onverstandig om na het einde van een zaak partijen met een forse declaratie waarin zij de werkzaamheden van de mediator niet herkennen om de oren te slaan. Daarom geldt ook hier: wees transparant over de wijze van declareren, vraag of partijen behoefte hebben aan tussentijdse tijdschrijfoverzichten en/of declaraties (bijvoorbeeld maandelijks), zodat zij dan vrij snel zien welke werkzaamheden grosso modo worden gedeclareerd, maar declareer in principe minimaal één keer per kwartaal, schrijf je tijd zeker niet ‘met een vork’[3], maar vermeld daarentegen ook de tijd die je mogelijk om jou moverende reden niet hebt gedeclareerd. Of wel: manage de verwachtingen van je cliënten en houd hen periodiek op de hoogte van de tijd die je aan de zaak hebt besteed, zeker als je vreest dat de hoogte van je declaratie zou kunnen tegenvallen.

[1] De Hoge Raad heeft in het zogeheten Haviltex arrest bepaald dat in geval van, bijvoorbeeld, niet duidelijke of tegenstrijdige bepalingen in een overeenkomst, dergelijke bepalingen moeten worden uitgelegd overeenkomstig daarmee door partijen is bedoeld.

[2] In de door mij gebruikte mediationovereenkomst noem ik in het eerste artikellid ter zake het uurtarief dat ik voor mijn werkzaamheden in rekening zal brengen. In het volgende artikellid zeg ik dat ik, indien ik in verband met mijn werkzaamheden kosten moet maken, dit tevoren met partijen zal afstemmen. Ik maak dus op voorhand expliciet een onderscheid tussen werkzaamheden en kosten. Tot nu toe heb ik daar nooit een probleem mee gehad.

[3] Een overleden accountant kwam aan de hemelpoort. Petrus, die het toelatingsbeleid moest uitvoeren, deed de intake. De accountant vroeg Petrus waarom hij al op zijn zestigste het aardse leven had moeten verlaten. Petrus keek op de tijdschrijflijsten van de accountant en antwoordde: “Volgens je tijdschrijfgegevens ben je negentig geworden, een respectabele leeftijd”.