Informatie-uitwisseling en ongevraagde oplossingen door mediator

De mediator begeleidde klager en zijn werkgever in een arbeidsconflict. De zaak (M-2021-7) was naar de mediator verwezen door de Arbo-arts. De mediator werkte voor een bureau dat in de mediationovereenkomst een standaardbepaling hanteert dat “Partijen [ermee] instemmen dat de mediator de procesgang van de mediaton terugkoppelt aan de verwijzer van de mediator.” Naar aanleiding van het eerste telefonische voorgesprek met klager had de mediator een paar vragen. Volgens hem was het ten eerste onduidelijk of er sprake was van arbeidsongeschiktheid vanwege de situatie op het werk en ten tweede zou het een probleem betreffen tussen twee collega’s, terwijl de mediation was verwezen om de kwestie te bespreken met klager en zijn leidinggevende. Daarover had de mediator zonder medeweten van klager, laat staan met zijn instemming, contact opgenomen met de Arbo-arts.

Wat er ook moge zijn van de standaardbepaling in de mediationovereenkomst over het verschaffen van informatie over de procesgang van de mediation, het is wel duidelijk dat de mediator hier zijn boekje te buiten is gegaan en in strijd heeft gehandeld met Gedragsregel 6 (Vertrouwelijkheid). In verband met de informatieverschaffing over de procesgang overwoog de Tuchtcommissie overigens dat “Een terugkoppeling van informatie door de mediator naar verwijzers of opdrachtgevers die verder gaat dan een kennisgeving van beëindiging van de mediation, … uitsluitend [gebeurt] in overleg en met instemming van partijen.” Dit betekent dat de mediator zelfs ook niet aan zijn verwijzer zou kunnen laten weten dat de mediation is begonnen. Dat lijkt mij wel heel ver gaan. Maar ja, het is waar dat zelfs het feit dat er een mediation loopt, onder de vertrouwelijkheid daarvan valt. In deze zaak had de mediator overigens nagelaten de reikwijdte en strekking van de standaardbepaling voorafgaande aan ondertekening van de mediationovereenkomst met klager te bespreken. Dat alleen al zou volgens de Tuchtcommissie ook op zijn weg hebben gelegen alvorens de Arbo-arts überhaupt, zonder separate instemming van klager, over de procesgang sec te informeren. Het lijkt mij dat voor inhoudelijke informatieverschaffing de mediator in voorkomend geval (telkenmale) expliciete toestemming moet vragen. En geen informatie betreffende de mediation aan derden verstrekt zonder dat die derden zich verbonden hebben tot geheimhouding. 

De tweede klacht van klager trof ook doel. Direct al tijdens het eerste gesprek had de mediator eigener beweging mogelijke oplossingen aangedragen en klager verteld wat hij zou moeten doen om het probleem op te lossen. De mediator verweerde zich met de stelling dat het discutabel zou zijn of het aandragen van oplossingen niet tot de taak van de mediator zou behoren. Zo discutabel is dat echter niet. Gedragsregel 3 (Partijautonomie) houdt in dat de mediator tussen de partijen staat en hen ondersteunt bij het maken van hun keuzes en het zoeken naar een oplossing, aldus de toelichting op die gedragsregel. Of het onder omstandigheden wenselijk is dat een mediator zich bij het zoeken naar oplossingen pro-actiever opstelt dan Gedragsregel 3 gebiedt, is een andere vraag. Dat kan hij doen, mits expliciet met partijen besproken en afgesproken.

De mediator had in het kader van de klachtbehandeling door het MfN-register in een e-mail al het boetekleed aangetrokken en zijn verontschuldigingen voor zijn handelswijze aangeboden. Dit, en het feit dat het bureau waarvoor de mediator werkte de procedures ten aanzien van informatieverschaffing aan verwijzers had aangescherpt, stemde de Tuchtcommissie milder in haar afweging welke maatregel hier passend was, namelijk “Geen zwaardere (onderlijning AS) maatregel dan een berisping”.